Khi sử dụng email doanh nghiệp, đặc biệt trên hosting, dung lượng hộp thư có thể nhanh chóng đầy nếu bạn không thường xuyên dọn dẹp. Điều này khiến việc gửi – nhận email bị gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc. Roundcube là giao diện webmail phổ biến trên hosting Vietnix, cho phép bạn dễ dàng quản lý email trực tiếp trên trình duyệt. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xóa email trong Roundcube để giải phóng dung lượng một cách nhanh chóng và an toàn.
1. Đăng nhập vào Webmail Roundcube
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào giao diện quản lý Webmail.
- Truy cập đường dẫn có dạng:
https://mail.tenmiencuaban.com/webmail(Trong đó,tenmiencuaban.comlà tên miền của bạn. Một số trường hợp đường dẫn có thể là địa chỉ máy chủ, ví dụ:https://mail49.vietnix.vn/webmail) - Nhập Địa chỉ email và Mật khẩu tương ứng.
- Sau khi đăng nhập thành công, chọn giao diện Roundcube để tiếp tục.
2. Giao diện hộp thư Roundcube
Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện chính của Roundcube được chia thành các khu vực chức năng rõ ràng như sau:
- Cột bên trái: Chứa các thư mục chính như Hộp thư (Inbox), Thư nháp (Drafts), Đã gửi (Sent), Thư rác (Junk), Thùng rác (Trash) và Lưu trữ (Archive).
- Khu vực trung tâm: Hiển thị danh sách các email có trong thư mục bạn đang chọn.
- Thanh công cụ phía trên: Bao gồm các nút hành động nhanh như Trả lời, Chuyển tiếp, Xóa, Thư rác, Lưu trữ,…
3. Cách xóa một email riêng lẻ
Để xóa một email cụ thể không còn cần thiết, bạn thực hiện như sau:
- Trong thư mục Hộp thư (Inbox) hoặc bất kỳ thư mục nào khác, bạn nhấp chuột để chọn email muốn xóa.
- Nhấn vào nút Xóa (biểu tượng thùng rác) trên thanh công cụ.
- Email đã chọn sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác (Trash).
4. Cách xóa nhiều email cùng lúc (thủ công)
- Bạn nhấn giữ phím Ctrl (trên Windows) hoặc Cmd (trên Mac) và nhấp chuột chọn từng email cần xóa trong danh sách.
- Sau khi chọn xong, nhấn nút Xóa.
5. Cách xóa toàn bộ email trong thư mục
- Nhấn nút Lựa chọn (Select) trên thanh công cụ.
- Chọn Tất cả (All) để chọn toàn bộ email trong thư mục hiện tại.
- Nhấn nút Xóa, tất cả email sẽ được chuyển vào Thùng rác.
6. Làm trống thùng rác (xóa vĩnh viễn email)
Sau khi xóa, các email vẫn chiếm dung lượng vì chúng nằm trong thư mục Thùng rác (Trash). Để giải phóng hoàn toàn dung lượng, bạn phải xóa vĩnh viễn chúng. Cách thực hiện như sau:
- Ở thanh menu bên trái, bạn chọn thư mục Thùng rác (Trash).
- Ở thanh công cụ phía trên, bạn nhấn Lựa chọn (Select) và nhấn Tất cả (All) để chọn toàn bộ email trong Thùng rác.
- Nhấn nút Xóa trên thanh công cụ một lần nữa.
- Hệ thống sẽ tiến hành xóa vĩnh viễn toàn bộ email đã chọn.
Lưu ý
Thao tác dọn sạch Thùng rác sẽ xóa vĩnh viễn email và không thể khôi phục lại được. Do đó, bạn hãy luôn kiểm tra kỹ các email trong Thùng rác trước khi thực hiện thao tác này để tránh xóa nhầm dữ liệu quan trọng.
7. Cấu hình tự động dọn thùng rác khi đăng xuất
Để tránh phải thực hiện thao tác xóa Thùng rác thủ công, bạn có thể cấu hình Roundcube tự động dọn dẹp khi đăng xuất như sau:
- Chọn Thiết lập cấu hình ở thanh bên trái.
- Chuyển đến mục Thiết lập máy chủ.
- Trong phần Bảo trì, bạn đánh dấu tick vào hai tùy chọn sau:
- Xóa sạch rác khi thoát: Tự động xóa vĩnh viễn các email trong Thùng rác khi bạn đăng xuất.
- Nén gọn hộp thư lại khi thoát: Tối ưu và thu hồi không gian trống trong hộp thư sau khi xóa email.
- Nhấn Lưu lại (Save) để áp dụng cài đặt.
8. Kiểm tra lại dung lượng hộp thư
Sau khi đã hoàn tất việc xóa và dọn dẹp, bạn có thể kiểm tra lại dung lượng đã được giải phóng bằng cách:
- Truy cập vào cPanel hosting của bạn.
- Tìm đến mục Email Accounts.
- Xem cột Used để thấy dung lượng của tài khoản email đã giảm xuống.
Qua bài hướng dẫn này, bạn đã nắm vững các thao tác để quản lý và xóa email hiệu quả trong Webmail Roundcube. Việc thường xuyên dọn dẹp không chỉ giúp bạn giải phóng dung lượng, đảm bảo email luôn được gửi/nhận thông suốt mà còn giúp hộp thư trở nên ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần. Nếu có bất kỳ khó khăn nào trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của Vietnix để được trợ giúp kịp thời.
VIETNIX – DỊCH VỤ HOSTING, VPS TỐC ĐỘ CAO, ỔN ĐỊNH, BẢO MẬT
- Địa chỉ: 265 Hồng Lạc, Phường Bảy Hiền, Thành Phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 1800 1093
- Email liên hệ: sales@vietnix.com.vn
- Website: https://vietnix.vn/
